یک شرکت ایرانی با یک شرکت مشابه اروپایی چه تفاوتی دارد

پروفسور پیتر سنگه استاد انستیتو تکنولوژی ماساچوست MIT مبحث جدیدی را در ادبیات مدیریتی به عنوان سازمان های یادگیرنده مطرح کردند و در این مورد مطالب بسیاری منتشر کردند. اصطلاحات یادگیرنده را می توان به گستره ی وسیعی از فعالیت های بشری ارتباط داد. در ایران در این رابطه مطالب بسیار ارزشمندی توسط اساتید علوم انسانی و مدیریت نوشته شده و من از خواندن آن بسیار بهره مند شدم و به مدیران جوان توصیه می کنم حتما این مطالب را مورد مطالعه و استفاده قرار دهند. واژه های جالب پر جاذبه برای من ” انسان یادگیرنده“، ”سازمان یادگیرنده“، ” کشور یادگیرنده“، ” مدیریت یادگیرنده“ و هر واژه ای که به زندگی ما ارتباط دارد. در مرکز پژوهش متالورژی رازی در مورد سازمان یادگیرنده علاقه مندی زیادی ابراز شد حتی یکی از آخرین نوشته های پروفسور پیتر سنگه به فارسی ترجمه شد و نمی دانم چرا انتشار نیافت. دو سرگذشت به یاد دارم که شنیدن آن برای نسل جوان ممکن است مفید باشد:

من از استاد فرهیخته پروفسور جلال حجازی بسیار آموخته ام ایشان به گردن من حق بزرگی دارند. بهترین جمله ای که در تعریف خود در زبان فارسی شنیده ام سخن استاد بود که به من گفتند شما بهترین دانشجویی هستید که تا به حال داشته ام. مرا به عنوان”دانشجوی یادگیرنده“ مفتخر کردند.

در سال ۱۹۸۰ که من در فرصت مطالعاتی در MIT بودم قرار شد آقای پروفسور مرتون فلمینگ یکی از بنیانگذاران علم و مهندسی مواد در سنین بالا عهده دار ریاست دپارتمان علوم و تکنولوژی مواد شوند. ایشان فارغ التحصیل برجسته همان دانشگاه بودند و در میان اساتید آنجا بیشترین تعداد دانشجویان دکتری را داشتند. قبل از اینکه ایشان این مسئولیت را بپذیرند به مدت حدود ۶ ماه در مدرسه مدیریت دانشگاه هاروارد دوره مدیریت را می گذراندند. همیشه کتاب و کیف زیر بغل ایشان بود و اکثرا عجله داشت تا دیر به کلاس های درسش نرسد. من روزی از روی کنجکاوی از ایشان سوال کردم که شما با این همه دانش و تجربه چه نیازی به دیدن این دوره مدیریتی دارید. در پاسخ گفتند من تجربه مدیریتی ندارم و اصولا نمی توانم این مسئولیت مهم را بدون آشنایی با اصول مدیریت بپذیرم. درس بزرگی برای من بود به همین دلیل در طول مدت مدیریت مرکز رازی کمتر کتاب مدیریتی بود که من مطالعه نکنم.

من در طول زندگی حرفه ای خود از دانشجویان سابق خودم که اکنون سمت های مهمی دارند بسیار آموخته ام. هرگاه به سویی می رفتند از دانشگاه یا یک موسسه پژوهشی یا صنعتی بازدید می کردند. یا سال ها در آن جا کار می کردند در اولین ملاقات ها از آن ها خواهش می کردم تجربه های مفید خود را برای کشورمان ایران در اختیار من قرار دهند برخلاف امروز که دچار فراموشی هستم خداوند مهربان به من حافظه ی خوبی داده بودند.

یکی از دانشجویان سابق من و همکاران امروز من آقای دکتر رضا بابایی که امروز مسئولیت بخش طراحی یکی از شرکت های بزرگ خودروسازی اروپای غربی را دارند سالیان طولانی با هم کار کردیم. در دانشگاه صنعتی شریف استاد راهنمای دوره های کارشناسی، کارشناسی ارشد، دکتری و در مرکز پژوهش متالورژی رازی به عنوان پژوهشگر ارشد تهیه نرم افزار شبیه سازی فرایندهای ریخته گری بیش از ۱۰ سال و اکنون نیز که در خارج از کشور هستند همکار بسیار صمیمی من در حوزه های پژوهشی می باشند. با این که بارها مرا به شرکتشان farsund به نروژ دعوت کردند فرصت دیدار مستقیم حاصل نشد. این شرکت یکی از معروف ترین سازندگان قطعات خودرو در اروپا است و از طریق سه مدیریت آمریکایی، انگلیسی، آلمانی اداره شد جالب آن است هریک با تجربه های متفاوتی این شرکت را مدیریت کردند. آقای دکتر بابایی این تجربه ها با فرهنگ های متفاوت را تجربه کرده اند. من از آقای دکتر بابایی خواهش کردم با توجه به تجربه طولانی کار در دو شرکت مشابه ایرانی و اروپایی نکات مهم یادگیرنده لازم برای پیشرفت شرکتی را که من مدیریت می کردم به عنوان مدلی یادگیرنده برای شرکت های ایرانی مورد بحث قرار دهند. این مقاله حاصل گفتگو های من با ایشان در ایران است. امیدوارم مطالعه ی آن حداقل برای مدیران جوان کشورمان درسهایی مفید را به همراه داشته باشد. ایشان مزیت های شرکت های اروپایی را نسبت به یک شرکت مشابه ایرانی چنین خلاصه کردند:

۱- کیفیت

کنترل کیفی در تمام سطوح سازمان، کارخانه، بخش های اداری و مالی، آموزش، مدیریت در سطح بسیار بالایی قرار دارد. اصولا شرکت به تمام معنی مبتنی بر کیفیت است.

حدود ۳۰ سال پیش با یک خودروی ایرانی تاکسی در تهران سفر می کردم. باران شدید باعث می شد. از لای درز درها مقداری آب به داخل ماشین نفوذ کند. در حین رانندگی در جلوی ما یک خودروی BMW حرکت می کرد. راننده تاکسی به من گفت این اجزای بدنه خودرو را چگونه می سازند که حتی درز بین اجزای اتاق با چشم دیده نمی شود. از آنجاییکه برخی از قطعات BMW در شرکت farsund نروژ به کمک نرم افزار ایرانی SUTCAST تولید می شود آقای دکتر بابایی می گفت BMW در میان دیگر خودروهای اروپایی بالاترین استاندارد کیفیتی را دارد. ما برای رفع مشکل یک شرکت قطعه ساز خودرو مراجعه کردیم. مدیر تولید گفتند ما برای افزایش کیفیت مذاب به تعداد قطعات سفارش داده شده ۱۵۰۰۰۰ فیلتر سرامیکی برای گرفتن ناخالصی های مذاب به بخش تولید دادیم. هنگامیکه ۱۵۰ هزار قطعه تولید شد نیمی از فیلترها در انبار دست نخورده باقی مانده بود. این نشان می داد که کارگران برای نیمی از قطعات از فیلتر استفاده نکرده اند. ما برای رفع مشکل چند سنسور در قالب ها تعبیه کرده و به کمک نرم افزار SUTCAST مانع فراموشکاری کارگران تولید شدیم. یعنی در کشور امکانات بسیار زیادی وجود دارد و مشکل اصلی نبود ارتباطات است. اصولا مسئله در کشور ما بیشتر فرهنگی است.

۲- برنامه ریزی اساس کارهاست

در انجام تمام کارها برنامه ریزی بسیار دقیقی وجود دارد.
پس از پذیرش یک قطعه جدید جهت تولید می بایست طبق یک برنامه زمان بندی شده حداکثر طی یک دوره ۶ ماهه تولید صنعتی انجام گیرد.
این قطعات حتما باید در یک روز و زمان خاص وارد بازار شوند.
کلیه کارها باید با هماهنگی و برنامه ریزی دقیق انجام شود یعنی تعهد به برنامه ریزی در کارها، وقت شناسی و آگاهی همه ی کارکنان شرکت از ارزش زمان
امروز عصر سرعت است شرکت هایی که محصول را سریعتر به بازار عرضه کنند، سریع تر یاد بگیرند و …. از موقعیت های بهتری نسبت به رقبا برخوردارند.
اصولا یکی از امتیازات آنها برما پایبندی به زمان بندی انجام کارهاست.
ارزش زمانی و وقت در آنجا بسیار بالاتر بوده و پیشرفت ها خیلی سریع انجام می شود.
همه ی مردم شعار وقت با ارزش تر از طلاست را به خوبی درک کرده اند.

۳- تمیزی و آراستگی

آن چه که در شرکت و کارخانه برای یک بازدید کننده جلب توجه می کند تمیزی فوق العاده آن و آراستگی آن است.
به طور هفتگی و یا حداکثر ۲ هفته یک بار کنترل زیبایی و ساماندهی کلی شرکت انجام می شود.

در حالیکه در برخی از شرکت های تحقیقاتی و صنعتی کشور برخی از کارکنان کلیدی فاقد لباس کار مناسب برای آن مشاغل هستند.

۴- فرهنگ کار گروهی

اصولا اگر اساس کارها به صورت برنامه ریزی باشد فاصله ی زمانی و مکانی مهم نیست.
جلسات در آن جا بسیار کوتاه بوده و حداکثر طی نیم ساعت برگزار می شود. افراد برای صحبت کردن وقت می گیرند برای صحبت هر فرد زمان معینی در نظر گرفته می شود، مثلا ۲ دقیقه یا ۳ دقیقه
جلسات تشکیل شده بسیار مفید و سازنده است و کسی نمی تواند در حاشیه صحبت کرده و وقت را هدر بدهد.
با توجه به آن که فعالیت های ما امروزه تک بعدی نبوده بلکه چند بعدی است هیچ فردی قادر نیست بدون همکاری با دیگران اقدام به حل مسائل نماید.
جهان امروز عصر نظرسنجی و کارگروهی است و این فرهنگ می بایستی در شرکت ها توسعه یافته و قویا رعایت گردد. هر قدر مسئولیت مدیران بالاتر باشد رعایت چنین فرهنگی ضروری تر است.

۵- صداقت در تمام کارها و اعتماد به یکدیگر

کلیه کارکنان سازمان اعتماد بسیار زیادی به یکدیگر دارند.
توافقات بین افراد بسیار سریع انجام می شود.
همه کارکنان در کارها بسیار صادقند.
به حرفی که می زنند پایبند هستند
معمولا برخورد تنبیهی با کسی انجام نمی شود مگر در موارد نادر به تشخیص کمیته ی انظباطی
در هنگام بروز مشکلی در شرکت همه ی گروه ها برای کمک حاضر می شوند.
مسئولیت راستگویی: از همه ی کارکنان سازمان می خواهد از رفتارهای فریبکارانه بپرهیزند و همواره بی طرف و راستگو باشند.

۶- آموزش

آموزش در تمام سطوح سازمان در سطح بسیار بالایی انجام می شود و سرمایه گذاری های زیاد برای آموزش به کارکنان اعمال می شود. اثر آموزش کارکنان در افزایش بهره وری سازمانی به درستی دانسته شده است.
در بسیاری از فرایندهای اصلاحی سازمان آموزش در صدر امور قرار دارد.
شرکت به تمام معنی یک سازمان یادگیرنده است.
سازمان ها برای افزایش قابلیت سازمانی شان باید یاد بگیرند که در محیط پر از ازدحام های دایمی، پیشرفت های سریع فناوری، تغییرات اجتماعی گسترده و رقابت های فزاینده، به طور موفق عمل کنند. برای سازگاری با تغییرات جدید باید سازمانی متناسب با شرایط جدید پدید آید و زمینه ی رشد و تعالی سازمانی را فراهم سازد. که از جمله موفق ترین این سازمان ها از دهه 90 به بعد سازمان های یادگیرنده هستند.

کارکنان سازمان های یادگیرنده دارای ده مشخصه زیر هستند.

درستکاری: صداقت در کارها، پندار، گفتار، رفتار
تعهد: در انجام وظایف محوله از آخرین حد توان بالقوه و انرژی خود استفاده کنند.
قابلیت اعتماد: کارها را مطابق با انتظار سازمان انجام دهند.
ابتکار: بدون اینکه از ایشان خواسته شود، ایده ها و روش های نوین خلق کنند.
روحیه ی کار جمعی: باهم برای رسیدن به چشم انداز سازمان خود کار می کنند.
قابلیت های فردی:‌ تعهد به یادگیری مستمر و پشتیبانی دایمی از هر نوع تجربه پیشرفت و توسعه اعضای سازمان
آرمان مشترک: تصویری در مورد آینده مورد انتظار کارکنان و اصول راه حل های عملی به این آینده.
الگو های ذهنی: منعکس کننده ذهنیت فرد که او را به عمل مناسب وا می دارد.
یادگیری گروهی: کارکنان سازمان می آموزند که برای موفقیت شرکت به طور گروهی یاد بگیرند و عمل کنند.
تفکر سیستمی: روشی از تفکر که در آن برتری کل بر جزئی تصدیق می شود.

۷- مدیریت پروژه

انجام هرکاری توسط یک مدیر پروژه یا یک مدیر برنامه ریزی انجام می شود. وظیفه او مدیریت کلیه ارتباطات و پشتیبانی های لازم از تمام اقدامات برای موفقیت پروژه است. این شخص لزوما مدیر نیست اما او تمامی ارتباطات با مشتری را پشتیبانی و بررسی می کند. این فرد مشکلات را ساده کرده و اجازه فکر کردن در حوزه دیگری غیر از کار را به شما نمی دهد.

۸- ارائه ی خدمت به همکاران

اعضای تیم ها خیلی راحت با هم ارتباط برقرار می کنند.
محیط کار بسیار دوستانه است.
همواره همه سعی می کنند که به یکدیگر خدمات بیشتری ارائه دهند و کمک کنند.
همه سعی می کنند از آن چیزی که شما توقع دارید هم بیشتر کمک کنند.
تمایل به دادن بهترین خدمت به دیگران از خصوصیت فرهنگی آن هاست.
آقای دکتر بابایی برای من تعریف کردند قرار بود هفته ی بعد ایشان از نروژ به ایران برای تعطیلات بیایند. شرکت برای او بلیط هواپیما رزرو کرده بود. منشی مدیر عامل کاغذی به ایشان دادند که آدرس آژانس هواپیمایی و مشخصات بلیط در آن بود گفتند که می بایستی به این آژانس مراجعه کرده و بلیط خود را دریافت دارم. . من از ایشان تشکر کردم و گفتم حتما این کار را انجام می دهم دو سه ساعت بعد خانم منشی در حالیکه بلیط هواپیمایی مرا در دست داشت به اتاق من آمدند و بلیط را به من دادند من با تعجب گفتم قرار بود بلیط را خودم بگیرم شما چرا زحمت کشیدید. او در پاسخ گفت می خواستم شما را خوشحال کنم. همیشه فردایی نیست تا زندگی فرصت دیگری برای جبران غفلت هایمان را به ما بدهد. زندگی بسیار کوتاه است. باید قدر همدیگر را بدانیم.

۹- اداره بهتر جلسات

مطالب در جلسات خیلی صریح و روشن بیان می شوند. مدیریت جلسات بسیار دقیق و جدی است.
فقط کسانی که لازم است به جلسه دعوت می شوند.
در دعوت نامه ارسالی: ۱- موضوع جلسه 2- تاریخ و طول مدت جلسه 3- افراد شرکت کننده 4- صورت جلسه مشخص است.

10- اجرای سریع کارها

یکی از مزیت های دیگر آن ها این است که به محض فکرکردن و داشتن ایده ای آن ها را به مرحله ی اجرا در می آورند.
یکی از تفاوت های اصلی آن ها با ما این است که خیلی سریع کارشان را انجام می دهند و نمی گذارند تعللی در کار پیش آید.
کلیه ی خرید ها با سرعت بالایی انجام می شود.

11- تعهد کاری

تعهد به معنای حس به اشتراک گذاشتن مسائلی از جمله ایده آل های اخلاقی که در حرفه وجود دارد می باشد.
افراد همگی متعهد به انجام وظایف و قول های خود هستند و هرگز نمی تواند تعهدات خود را فراموش کنند.
هنگامیکه کار مثبتی انجام دهید همان لحظه از کار شما تقدیر می شود. تشویق به موقع باعث می شود که انگیره های زیادی در کارکنان به وجود می آورد.

12- اطلاع همه ی کارکنان از وضع موجود شرکت

همه ی کارکنان وضعیت مالی کل شرکت را می دانند. هر روز بیلان مالی و کارکرد و در آمدهای کارخانه ثبت شده و همه ی کارکنان آن را می بینند.
مشاهده شده است که مدیرعامل ساعت های طولانی صرف روشن کردن موقعیت مالی شرکت برای مثلا نگهبان شرکت می نماید.
هنگامیکه شرکت با بحران مالی روبه رو می شود همه کارکنان وظیفه ی خود می دانند هزینه ها را کاهش داده و در آمدها را بیشتر کنند.

13- عدم وجود تبعیض جنسیتی

خانم ها در آن جا با آقایان از نظر درآمد و مسئولیت و موقعیت شغلی هیچ فرقی ندارند.
نیاز به هر اطلاعاتی در هر زمینه ای داشته باشید معمولا خانم ها به روز هستند.

14- سخت گیری در اضافه کاری

با این که مبلغ پرداختی برای ساعات اضافه کاری زیاد است ولی افراد سعی می کنند کمتر از اضافه کار استفاده کنند زیرا:

1- توجیه لزوم اضافه کاری و گرفتن تایید از چندین نفر مسئولین بسیار دشوار است.

2- برای این که کارکنان در شرایط روحی مناسب قرار داشته باشند و کارخانه در شرایط بهینه کاری باشد بهتر است از اضافه کاری استفاده نشود.

15- توجیه بسیار در استخدام

برای استخدام کارکنان اولین آگهی به صورت ایمیل به همکاران داده می شود که اگر از آشنایان خود کسی را دارند معرفی کنند. بعد از آن روزنامه و یا دانشگاه ها و در نهایت سایت هایی که مخصوص استخدام است تقریبا همه در این موارد اطلاع دارند.
در مورد استخدام افراد سخت گیری زیادی شده و در این مورد سرمایه گذاری می کنند. شرکت های زیادی هستند که استخدام کارکنان شرکت ها را برعهده دارند و در این زمینه بسیار مسئولیت پذیر هستند.

16- توجه به ایمنی

دقیقا مشابه یک مکان نظامی از نظر رعایت نکات ایمنی سخت گیری می شود. به طور مرتب هم در خصوص اقداماتی که در مورد ایمنی انجام شده و اثراتی که داشته است گزارش می دهند.
به عنوان مثال در زمان گسترش ویروس کرونا در یک سازمان استفاده از ماسک یک انتخاب شخصی نیست بلکه یک ضرورت اجتماعی بر حفظ جان دیگران است.
در اینجا برای نشان دادن اهمیت ایمنی در محیط های کار علاقه مند هستم خاطره ای را نقل کنم. در هنگامیکه تحصیلات من در سطح دکتری در انگلستان به پایان رسید یک خودروی پژو خریداری کرده و با خانواده به طرف ایران حرکت کردیم. خودرو را در بندر کاله ی فرانسه تحویل گرفته و پس از عبور از فرانسه وارد آلمان شدیم. با توجه به نیاز تعویض روغن به یکی از نمایندگی های پژو در شهر اشتوتگارت مراجعه کردم، مدیر فنی شرکت در مقابل درخواست من برای تعویض روغن گفت ما قبلا به مشتریانمان وقت داده ایم شما نیز بایستی هفته ی دیگر مراجعه کنید. من که نمی توانستم یک هفته ی دیگر در آنجا توقف کنم در هنگام ترک این شرکت سوالی برایم مطرح شد که در مسیر فرانسه به آلمان بعضی وقت ها که ترمز می گرفتم پدال ترمز خالی می کرد و احتمالا سیستم ترمز نیاز به هواگیری داشت. هنگامیکه من مشکل ترمز را مطرح کردم مدیر نمایندگی با نگرانی و چون مسئله ی ایمنی مطرح شد گفت اجازه دهید با هم در شهر اشتوتگارت دوری بزنیم من ترمز را کنترل کنم. قبل از سوار شدن به خودروی من خانواده مرا دعوت به وارد شدن اتاق خود کرده و از منشی خود خواست که از آن ها به خوبی پذیرایی کند. بعد از مقداری رانندگی ایشان ترمز را کنترل کرده و گفتند نیاز به هواگیری دارد و این کار را بلافاصله به طور رایگان انجام دادند. مسیر ما را به ایران پرسیدند وقتی فهمیدند ما از شهر مونیخ عبور می کنیم و در آنجا یک نمایندگی بزرگ پژو وجود دارد و با آن شرکت زنگ زدند و در خواست کردند تعویض روغن خودروی مرا سریعا انجام دهند. این برخورد برای من درس بزرگی داشت که مسئله ی ایمنی بسیار مهم و حیاتی است و هیچ بهانه ای باعث عدم توجه به آن پذیرفته نخواهد شد.

تشکرات: از همکار و دوست عزیزم آقای دکتر رضا بابایی برای انجام این مصاحبه بسیار سپاسگذارم.

پرویز دوامی

استاد دانشگاه صنعتی شریف